Knelpunten bij dossieroverdracht binnen de JGZ

Binnen de JGZ worden dagelijks dossiers digitaal overgedragen binnen en tussen verschillende JGZ-organisaties via een dossieroverdracht bericht (DOB). Het doel van de DOB is dat het digitaal dossier (DD JGZ) van de ontvangende JGZ-organisatie de informatie van de verzendende JGZ-organisatie in zijn DD JGZ  krijgt. In de praktijk gebeurt dit onvoldoende en staat vaak alle informatie in een PDF. Het NCJ heeft in augustus een oproep geplaatst om knelpunten te delen. In dit nieuwsbericht staat een korte terugkoppeling van de gemelde knelpunten.

Iedere JGZ-organisatie registreert informatie over jeugdigen in een digitaal dossier (DD JGZ). Landelijk is afgesproken dat dit gebeurt in registratie-elementen conform de BasisDataSet JGZ (BDS JGZ).

Uniforme, gestructureerde digitale dossiers dragen bij aan de continuïteit en kwaliteit van de JGZ. Standaardisering maakt het DD JGZ overdraagbaar. Het overdragen van het DD JGZ gaat via het dossieroverdracht bericht (DOB). De informatie die in BDS-elementen staat wordt overgedragen naar de BDS-elementen bij de ontvangende JGZ-organisatie. Informatie uit andere niet-BDS registratie-elementen komt in een PDF. Dit betekent dat de ontvangende JGZ-organisatie in zijn DD JGZ alle informatie ontvangt die in BDS-elementen geregistreerd staat. Het DD JGZ wordt als het ware met terugwerkende kracht gevuld, zodat de JGZ-professional informatie makkelijk kan terugvinden in het DD JGZ in plaats van dat informatie gezocht moet worden in een PDF. In de praktijk blijkt echter dat dit onvoldoende gebeurt en dat alle informatie in een PDF staat.

Er zijn meerdere knelpunten bij het NCJ binnengekomen. Een aantal worden hieronder genoemd:

• Overdrachten van dossiers waarin nog vervallen BDS items zitten kunnen niet overgedragen worden en worden daarom overgedragen per Zorgmail. Een voorbeeld is bijvoorbeeld de ogentest waarbij de Landolt-C-kaart is vervallen.
• Problemen met overdragen van dossiers met risicomeldingen (multisignaal). Ondanks dat een risicomelding is afgemeld, kan het dossier niet door ons worden overgedragen via LSP en moet het via Zorgmail. Zeker voor deze aandacht-dossiers is dat zeer vervelend en niet wenselijk.
• Veel organisaties gebruiken niet alle BDS-items waardoor heel veel items nog in PDF terecht komen.
• Er wordt niets overgenomen, alles gaat naar PDF. Je hebt dan dus geen informatie over een kind, ouders, gezin. Dit moet je allemaal handmatig overnemen.
• Soms ontvangen we dossiers die niet voor ons bestemd zijn, omdat kinderen niet in ons werkgebied wonen of reeds ouder zijn dan 4 jaar (wij zijn 0-4 organisatie).
• Het ene systeem synchroniseert niet met het andere systeem, waardoor je handmatig moet samenvatten.
• Items die vaak niet over komen bij overdracht die wij wel belangrijk vinden: erfelijke belasting, lengte ouders, voorgeschiedenis, medische diagnoses, onderzoeken en behandelingen (met jaartal), paramedische behandelingen (met jaartal), medicatiegebruik.
• PDF bestanden zijn onoverzichtelijk en de opbouw verschilt per leverancier. Soms staan hele belangrijke dingen verstopt, waardoor je deze over het hoofd ziet. De opbouw van het dossier is dan erg onlogisch.

In februari is er een overleg tussen betrokken partijen waarbij de knelpunten besproken worden.

Inmiddels is Gino als eerste softwareleverancier over op de nieuwe versie van de BDS JGZ. Dit betekent dat er nu twee verschillende DOB-berichten zijn. Een DOB gebaseerd op BDS-versie 3.2.7 en een DOB gebaseerd op BDS-versie 4.0.1. Als een JGZ-organisatie die de Gino-applicatie gebruikt een dossier overdraagt naar een JGZ-organisatie van een andere softwareleverancier vindt er een conversie plaats van BDS-versie 4.0.1 naar BDS-versie 3.2.7. Bij JGZ-organisaties die werken met BDS-versie 3.2.7 en een dossier overdragen aan een JGZ-organisatie die werkt met BDS-versie 4.0.1 vindt er ook een conversie plaats. In de testomgeving zijn deze conversies getoetst.

Het NCJ wil graag de knelpunten blijven verzamelen bij het uitwisselen van dossiers. Daarom opnieuw het verzoek om knelpunten via deze link door te geven. Waar loop je als JGZ-organisatie / JGZ-professional tegenaan? Wat kom je tegen in de praktijk? Je naam is bekend bij het NCJ, maar wordt niet gedeeld met anderen.